Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Chambéry, 73, Savoie, Auvergne-Rhône-Alpes
L'assistant(e) de direction assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfète, Secrétaire général, Directrice de cabinet...).
Les tâches sont partagées entre les agents sous l'autorité du chef de bureau du cabinet et la coordination de la cheffe de pôle secrétariat.
Activités principales :
- l'accueil physique et téléphonique,
- l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies et de pré-archivage.),
- la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda de la Préfète),
- la gestion des déplacements (réservations trains, avions et hôtels),
- le filtrage des interlocuteurs,
- la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, SDCI, week-end),
- la commande des fournitures,
- la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières, l'installation des audio-conférences
- la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,
- la constitution et le suivi de dossiers réservés,
- le suivi du courrier du corps préfectoral[...]
